상황에 따른 글쓰기 TIP - 업무 이메일

상황에 따른 글쓰기 TIP 네 번째 시간이 돌아왔습니다. 짝짝짝! 11월 26일에 회사에서 사원 교육용으로 만들었던 PPT인데 하나씩 풀어서 설명하다 보니 길게 가고 있네요. ㅋㅋㅋ 제가 뭐라고 이야기 했는지도 가물가물 합니다만 정리를 하면 다음에 또 쓸 일이 있을 것 같으니 오늘도 가 봅니다.

네 번째라 함은 앞선 이야기가 있다는 건데 그 목차는 아래 이미지를 참고하시고요. 앞으로도 두 번의 포스팅이 더 있을 예정이오니 그때도 기다려주시면 감사하겠습니다. ㅋㅋㅋ

오늘 할 이야기는 업무 이메일 쓰는 법! 이메일 우리 너무 쉽게 쓰잖아요? 누가 가르쳐주지 않아도 쓸 수 있는 거잖아요. 그런데 할 이야기가 있답니다. 무슨 이야기 일까요?

아래 내용은 제가 회사생활 하면서 느낀 것, 제 기준에서 작성한 것입니다. 부족한 것이 있을 수도 있으니 이해해 주시고 더할 내용은 댓글과 트랙백으로 알려주세요. ^^

1. 얼굴 없는 대화다. 한번 더 생각하고 써라.
이메일을 텍스트로 주고받는 단방향 메시지 수단입니다. 따라서 신중해야 하는데요. 얼굴을 보며 대화하는 것이 아니므로 상대가 어떤 기분에서 이메일을 열어보는지, 이메일을 읽으면서 어떤 변화가 있는지 나로선 알 길이 전혀 없답니다. 쓸데없는 오해가 생기기 십상이라는 거죠. 이런 상황에서 생기는 오해는 풀기도 어려워요. ^^; 그러니까 최선은 쓰면서 한번 더 생각하고 쓰라는 겁니다.

2. 메일이 공개됐을 경우를 가정하고 써라.
몇 달 전 MBC에서 직원 집 PC에까지 프로그램을 깔아서 사용내역을 감시하고 있다는 기사가 뜬 적이 있었는데요. 회사에서 주고받는 이메일? 사업주가 마음만 먹으면 모니터링이 가능해요. ID@회사주소.com과 같은 내부 메일은 식은죽 먹기이고 ID@naver.com과 같은 외부 메일도 컴퓨터 화면 자체를 모니터링 해 버리면 사실 답 없습니다. ㅎㅎ 내부 메일은 퇴사하고 나서도 얼마든지 복구가 가능하다는 것을 기억하세요. 사내에서 힘든 점 상사나 동료에게 말한답시고 이메일로 전송하고 그러지 마세요. 그냥 만나서 서로 쿨 하게 말로 하세요.

3. 회사를 대표해서 보내는 메일이다.
업무 이메일은 회사를 대표해서 한 사람을 만나고 있는 것과 다름없습니다. 따라서 외부 미팅 한다고 생각하고 지킬껀 지켜줘야 합니다. 인터넷 창 열어놓고 메일 쓰니 무슨 사이트에 글 쓰듯 이모티콘 남발과 은어, 단축어 남발은 이미지 깎아먹는 것 밖엔 되지 않습니다. 메일 하단에 회사 정보와 자신의 직책, 직통 연락처를 기재하는 서명 기능을 적극 활용하면 업무 이메일에 도움이 됩니다.

4. 받는 사람을 존중해서 써라.
외부에 자료를 요청한다고 해 봅시다.
"OO팀장님. XX자료 보내주세요." 이거랑
"안녕하세요. OO팀장님. 저는 ABC에 BBO대리입니다. 일전에 말씀 드린 XX자료를 요청합니다. 12/25일까지 해당 자료를 메일로 보내주시면 감사하겠습니다. 추운 날씨 감기 조심 하세요. 이상입니다." 이거랑 느낌 완전 다르죠? 더 할 설명이 없습니다.

5. 보고는 회사생활의 생명이다. 참조를 적극 활용해라.
실무자들이 외부 사람들과 이메일을 주고받는 경우 상사는 관련 업무가 어떻게 진행되고 있는지 말 안 하면 모릅니다. 그렇다고 메일 보낼 때 마다 보고하기도 번거롭고요. 메일에는 참조와 전달이라는 좋은 기능이 있는데요.

이걸 적극 활용하는 것을 추천합니다. 메일을 쓸 때 참조에 상사의 메일 주소를 넣게 되면 상사는 따로 보고가 없어도 그 메일을 받아볼 수 있죠. 또 이미 주고받은 메일의 마지막 본을 전달 기능을 이용하면 상사가 메일 흐름을 이해하기가 한결 수월합니다.

6. 스팸메일 홍수시대! 누구나 특별 대접을 받고 싶어한다.
스팸메일이 자동으로 분류되고 있긴 하지만 꼭 성인광고나, 불법 도박, 대출 광고 같은 메일만 스팸이 아니잖아요? 내가 가입한 사이트에서 오는 메일이라도 그 빈도가 많고 그에 비해 관심 가는 내용이 별로 없다면 스팸으로 느껴질 수 있죠. 그러니 열어보고 싶은 메일을 보내는 것이 중요해요. 광고 제안이나 조사 건으로 메일 보낼 때 단체메일 보낼 일이 있는데 나한테만 보낸 메일과 여러 명에게 동시에 보낸 메일은 느낌이 많이 다르죠. 좀 번거롭더라도 받는 사람의 이름을 지칭해 주면서 "내가 너에게만 특별히 보내는 메일이야!" 라고 해 주는 것이 좋습니다. 광고에도 써먹는 타게팅! 업무 이메일에서도 잊지 마세요.

이 내용 스터디 하면서 좋은 예와 나쁜 예를 좀 들었었는데요. 사적인 내용과 업무와 직접 관련된 내용이 있어 해당 이미지 자료는 뺐습니다. ^^; 그래도 어떤 의미인지 감은 다 오시죠?

알고 보면 별것 없는 내용이지만 누가 알려주지는 않는다는 것. 그렇기에 알아두면 좋은 팁(TIP)이라 생각하며 오늘의 내용을 마칩니다. 끝.

---

이전 글은 다음의 제목을 클릭 하시면 보실 수 있습니다. 필요한 부분만 보세요.

2012/12/12 - 상황에 따른 글쓰기 TIP - 웹 페이지 기획
2012/11/28 - 상황에 따른 글쓰기 TIP - 질문과 답변
2012/11/27 - 상황에 따른 글쓰기 TIP - 공지사항 쓰는 법
2012/10/30 - [글쓰기강좌/스터디] 글쓰기 어렵지 않아요!